Cara Membuat Mail Merge di Word 2007

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.

Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

    Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

  • Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
  • Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
    Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
      Pada tutorial ini,

data source menggunakan Excel

    , karena cara ini lebih cepat. Selain itu:

  • Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
  • Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
  • Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
    Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

      Tahap I Membuat Data Source

    1. Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.
      data source mail merge
      Tahap II Membuat Dokumen Master

    1. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
      Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
      Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
      Dokumen Master mail merge
      Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

    1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
      Start Mail Merge
    2. Selanjutnya kita akan memilih data source.
    3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
    4. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
    5. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
    6. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
    7. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
    8. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
      Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
      Tampilan Data Field

Tips:

      • Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.
      • Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
        1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
        2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
      • Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.

Mail Merge Recipients

    1. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.
      Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
      Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.
      Preview Result - Mail Merge
      Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

Finish and Merge

  1. Pada tahap ini, klik tombol Finish & Mergedan pilih:
    • Print Documents, untuk mencetak surat.
      Ada 3 pilihan:

      1. All untuk mencetak semua surat.
      2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
      3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

      Merge to Printer

    • Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
      Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
      Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.
About these ads

14 Balasan ke Cara Membuat Mail Merge di Word 2007

  1. [...] Cara Membuat Mail Merge di Word 2007 [...]

  2. RUDI mengatakan:

    saya membuat database pada access,
    kemudian saya terapkan mail merge di Ms. Word
    yang saya tanyakan bagaimana membuat button form kontrol (Print) sehingga bentuk printnya sudah dalam bentuk ms word yang sudah menggunakan mail merge itu

    • Rudi mengatakan:

      terima kasih jawabannya kalo boleh saya tanya lagi kalo command button pada form di ms Access sehingga bisa langsung print surat di ms word yang sudah di merge gimana ya?

  3. Alianyah mengatakan:

    bagi yang membutuhkan tutorial aplikasi mail merge untuk keperluan administrasi sekolah atau umum silahkan mampir di sini gan..

    http://sman1ciasem.com/membuat-kartu-perserta-ujian-sekolah-utsuas-dengan-mail-merge.html

  4. sri mengatakan:

    trims infonya..sangat bermanfaat

  5. What’s up, all the time i used to check website posts here in the early hours in the dawn, as i like to learn more and more.

  6. Marsha mengatakan:

    Y, in Berkeley, Calif. Huge enhances in your Website Uptime Monitor’s DNS entry. Land seized for” public use” came in the 1954 case of Berman v. But I might be far reaching. It may be difficult to achieve but this is really a worldwide demand. With this feature, even phones with more primitive browsers can view your site. Visit any identical site to” Search through deleted Website Uptime Monitors” by keyword and key phrase.

  7. pv cell installation mengatakan:

    It has made a significant contribution to our pv cell materials profitability, generating $9.

  8. payday loans mengatakan:

    I’m amazed, I have to admit. Rarely do I encounter a blog that’s both educative and engaging, and let me tell you,
    you’ve hit the nail on the head. The problem is an issue that too few folks are speaking intelligently about. I’m very happy that I found
    this in my hunt for something concerning this.

  9. bagaimana cara menggenerate mail merge yang berbentuk numeric tapi pada saat ditampilkan pada word preview mail merge dengan menggunakan nominal mata uang rupiah ?

    kebetulan saya menggunakan access dan di access sendiri muncul nilai mata uangnya tapi saat di mail merge kan ke word tidak muncul. Terima kasih

  10. […] Cara Membuat Mail Merge di Word 2007 | Fauzi's Blog […]

  11. Teguh mengatakan:

    saya perlu mengirimkan surel ke masing2 alamat di mail merge.. Apakah bisa dan bagaimana cara menggenerate file (softcopy) surat ke masing2 tujuan? Terimakasih

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 525 pengikut lainnya.

%d blogger menyukai ini: